Llama en menos de un minuto a quien deja sus datos en tu web

El problema

Un formulario que se responde al día siguiente es, muchas veces, un cliente que ya ha hablado con otro. Pero nadie está mirando el correo a las once de la noche ni puede dejarlo todo cada vez que entra una solicitud. Este agente sí.

Cómo funciona, paso a paso

1. La persona rellena tu formulario y marca la casilla «Quiero que me llaméis ahora. Sé que me llamará un asistente de inteligencia artificial y que la llamada se grabará».
2. La solicitud llega al sistema con la prueba de lo que aceptó: qué casilla, con qué texto, cuándo y desde dónde.
3. Si es horario legal para llamar el agente marca en menos de un minuto.
4. Pregunta primero por la persona. Si contesta otra, se disculpa sin decir por qué llamaba y cuelga. El motivo de la llamada es solo para quien dejó sus datos.
5. Cuando confirma quién es la saluda por su nombre, le da las gracias por escribir, avisa de que la llamada se graba y pregunta si es buen momento.
6. Pregunta lo justo para entender qué buscaba, lo guarda con sus propias palabras y le ofrece la primera cita en tu agenda. Si no quiere nada, se lo agradece y no insiste.
7. La cita llega a tu agenda y, si tienes el Panel, tu CRM de leads, queda también la persona y la llamada con su resultado.

Qué pasa si…

De dónde pueden llegar los leads

Del formulario de tu web y de cualquier otra fuente que se conecte: un formulario de anuncios, una landing, una herramienta propia. Cada fuente tiene su propia clave, que se puede rotar o revocar en cualquier momento, y una fuente de un negocio nunca puede crear leads en otro.

Qué sabe de la persona

Solo lo necesario: su nombre, lo que escribió en el formulario y de dónde vino. Nada más. No consulta otras fuentes ni investiga a nadie.

Lo que nunca hace

• Llamar a quien no marcó la casilla, o fuera del horario permitido.
• Contar el motivo de la llamada a otra persona que no sea quien dejó sus datos.
• Llamar dos veces por el mismo formulario.
• Inventar precios, plazos o datos que no le hayas dado.
• Fingir que es una persona.

Opcional: un CRM 100% a tu medida

El agente funciona solo: las citas llegan a tu agenda. Si además quieres verlo todo en un sitio, conéctalo a un CRM 100% personalizable según tus necesidades: tus KPIs clave, el análisis de tus leads, las grabaciones de las llamadas dentro de los límites legales, avisos o informes. Y si tienes más de un agente de voz, comparten el mismo conocimiento, la misma agenda y la misma ficha: quien llamó ayer es reconocido hoy.

Qué puede hacer tu CRM ↗

Cumplimiento, desde el diseño

Para clínicas y despachos esto no es letra pequeña: es motivo de compra. Lo cumple el sistema por sí solo; no depende de que alguien se acuerde de hacerlo bien.

Dónde están los datos: la base de datos está en Irlanda y los servidores en Alemania, los dos en la Unión Europea. La voz de los agentes la pone un proveedor de Estados Unidos, con contrato de tratamiento y las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

Si eres una clínica: actúo como encargado del tratamiento, con contrato y evaluación de impacto. Se graba solo si el paciente lo acepta, el motivo de la visita no se escribe en el calendario, el agente nunca da consejos de salud y un abogado lo revisa antes de cada puesta en marcha.

En marcha en unos días

Casi todo lo hago yo; de tu negocio solo hace falta lo tuyo.

1. Primera conversación qué es una cita en tu negocio, cuánto dura, tu horario, qué se pregunta más por teléfono y qué no se debe decir nunca.
2. Lo que el agente sabe de ti servicios, horarios, preguntas frecuentes, cómo responder a precios, qué datos pedir y a quién pasar una llamada. Es su único conocimiento: lo que no está ahí, no lo dice.
3. Tu agenda compartes tu calendario y fijamos horario de apertura y duración de las citas. Hoy se conecta con Google Calendar; si usas otra agenda, lo vemos en la primera conversación.
4. El número uno nuevo que atienden los agentes, o el tuyo de siempre desviado a ellos.
5. El formulario de tu web si vas a usar Conversión: un campo de teléfono y las dos casillas de consentimiento.
6. Pruebas llamamos tú y yo: pedir cita, cambiarla, anularla, preguntar, pedir una persona. Lo ajusto hasta que suene natural.
7. En marcha empiezan a llegar llamadas y citas a tu agenda; y, si tienes el Panel, tu equipo entra con su correo y lo ve todo.

Lo que necesito de ti: tus servicios, horario y preguntas frecuentes · acceso a tu calendario · un número de teléfono o el desvío del tuyo · a quién pasar una llamada · si añades el Panel, los correos de quienes entrarán · tu formulario web, si usas Conversión.

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