Recupera contactos que se enfriaron y conviértelos en citas

El problema

Llamar uno a uno a los contactos antiguos es la tarea que siempre se queda para mañana. Y cada mes que pasa, más fríos están. Este agente los llama con educación, sin presión, y te trae de vuelta a los que todavía tienen interés.

Una campaña, en tres preguntas

1. ¿A quién? Los que no siguieron adelante, los que quedaron en seguimiento, los que se interesaron y no reservaron, o los que ya fueron clientes.
2. ¿Desde cuándo? Cuánto llevan sin hablar contigo: uno, dos, tres, seis o doce meses.
3. ¿Cómo? Les llama el asistente, o les escribe por WhatsApp con un mensaje aprobado.

Con el Panel, tu CRM de leads, creas la campaña tú y ves al momento quién cumple, con su nombre, y quién queda fuera y por qué; sin Panel, la preparo yo contigo. En los dos casos, nada sale hasta que alguien de tu equipo da el «Sí, empezar», y se para o se reanuda con un clic.

A quién no contacta nunca, aunque esté en la lista

• A quien pidió que no le contactaran, por cualquier canal.
• A quien nunca dio permiso para ser contactado.
• A quien no marcó expresamente la casilla de ofertas futuras.
• A quien no tiene un teléfono válido.
• A quien ya se contactó hace poco (30 días, por defecto).
• A quien ya está en otra campaña en marcha.
• A quien ha cambiado de situación desde que aprobaste la campaña: ya reservó o ya está hablando con vosotros.

Todo esto se vuelve a comprobar en el momento de cada llamada, no solo al aprobar. Si alguien reservó esta mañana, no se le llama esta tarde.

Cómo llama

Solo de lunes a viernes en horario permitido, nunca en festivo, con un ritmo máximo por hora para no saturar a nadie, y una sola vez por persona y campaña. Si tienes varias campañas, se reparten los turnos: ninguna deja sin atender a otra.

Cómo habla

Sabe el nombre de la persona, lo que le interesaba entonces y cuánto hace que hablasteis («hace unas semanas», «hace más de un año»). Pregunta primero por ella y, cuando confirma, dice por qué llama y que la llamada se graba. Breve y sin presión: si sigue interesada, pregunta cómo lo lleva y le ofrece cita. Si pone una pega con respuesta, la contesta una vez. Un «no» se agradece y se termina, sin preguntar por qué. Un «no me llaméis más» es baja inmediata.

Lo que nunca hace

• Llamar sin que una persona de tu equipo haya aprobado la campaña.
• Llamar a quien está fuera de la lista por cualquiera de los motivos anteriores.
• Insistir después de un «no».
• Inventar ofertas, precios o plazos que no le hayas dado.
• Fingir que es una persona.

Opcional: un CRM 100% a tu medida

El agente funciona solo: las citas llegan a tu agenda. Si además quieres verlo todo en un sitio, conéctalo a un CRM 100% personalizable según tus necesidades: tus KPIs clave, el análisis de tus leads, las grabaciones de las llamadas dentro de los límites legales, avisos o informes. Y si tienes más de un agente de voz, comparten el mismo conocimiento, la misma agenda y la misma ficha: quien llamó ayer es reconocido hoy.

Qué puede hacer tu CRM ↗

Cumplimiento, desde el diseño

Para clínicas y despachos esto no es letra pequeña: es motivo de compra. Lo cumple el sistema por sí solo; no depende de que alguien se acuerde de hacerlo bien.

Dónde están los datos: la base de datos está en Irlanda y los servidores en Alemania, los dos en la Unión Europea. La voz de los agentes la pone un proveedor de Estados Unidos, con contrato de tratamiento y las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

Si eres una clínica: actúo como encargado del tratamiento, con contrato y evaluación de impacto. Se graba solo si el paciente lo acepta, el motivo de la visita no se escribe en el calendario, el agente nunca da consejos de salud y un abogado lo revisa antes de cada puesta en marcha.

En marcha en unos días

Casi todo lo hago yo; de tu negocio solo hace falta lo tuyo.

1. Primera conversación qué es una cita en tu negocio, cuánto dura, tu horario, qué se pregunta más por teléfono y qué no se debe decir nunca.
2. Lo que el agente sabe de ti servicios, horarios, preguntas frecuentes, cómo responder a precios, qué datos pedir y a quién pasar una llamada. Es su único conocimiento: lo que no está ahí, no lo dice.
3. Tu agenda compartes tu calendario y fijamos horario de apertura y duración de las citas. Hoy se conecta con Google Calendar; si usas otra agenda, lo vemos en la primera conversación.
4. El número uno nuevo que atienden los agentes, o el tuyo de siempre desviado a ellos.
5. El formulario de tu web si vas a usar Conversión: un campo de teléfono y las dos casillas de consentimiento.
6. Pruebas llamamos tú y yo: pedir cita, cambiarla, anularla, preguntar, pedir una persona. Lo ajusto hasta que suene natural.
7. En marcha empiezan a llegar llamadas y citas a tu agenda; y, si tienes el Panel, tu equipo entra con su correo y lo ve todo.

Lo que necesito de ti: tus servicios, horario y preguntas frecuentes · acceso a tu calendario · un número de teléfono o el desvío del tuyo · a quién pasar una llamada · si añades el Panel, los correos de quienes entrarán · tu formulario web, si usas Conversión.

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